На чем можно сэкономить при проведении корпоративных мероприятий?

1.jpgПри подготовке различных корпоративных мероприятий, небольших и крупных, компании часто сталкиваются с необходимостью оптимизации расходов: сокращение тех или иных позиций в общей смете или их замена. Это происходит потому, что корпоративные события не могут проходить по одному и тому же сценарию, они должны отличаться и на ряду с прежними решать уже новые задачи. А при освоении новых форматов возникают непредвиденные расходы и дополнительные временные затраты. Все это заставляет пересмотреть первоначальную смету, в итоге приходиться отказываться от второстепенных элементов, чтобы сохранить основную концепцию. О том, как оптимизировать бюджет мероприятия, не рискуя потерять основную идею события, а также о том, как стоит планировать корпоративное мероприятие, пойдет речь в этой статье.

4.jpg


«Экономика должна быть экономной – такого требование времени». Однако, подобные тезисы мы не принимаем буквально, иначе это может довести до абсурда или досадного недоразумения. Например, кто-то из Ваших коллег предложил сэкономить на приглашении профессионального фотографа на корпоративный выезд, мол некий Ваш сотрудник с профессиональной фотокамерой справится с задачей не хуже. Возможно, он, действительно, талантлив и даже набил руку на красивых фото и построении композиции в кадре. Правда, он тоже человек и хочет принимать участие в общем действе и неизвестно, когда он найдет время на обработку отснятого материала, чтобы остальные участники программы могли увидеть фотографии со знаменательного события компании. Или предложение поехать на место проведения мероприятия на собственных автомобилях: часть коллег сразу откажется в силу разных причин, и нам трудно винить их за это. Опять-таки это нам не гарантирует, что участники программы соберутся одновременно и вовремя, а выбранная площадка сумеет разместить на парковку такое количество автомобилей.

3.JPGВ общем, примеров позиций в «зоне риска» множество, к ним также относится еще и организация питания, но порой самые, казалось бы, очевидные решения не всегда оказываются верными.

Итак, по порядку. Компании-организаторы работают с десятками подрядчиков, фотографами, ведущими, транспортными и кейтеринговыми компаниями, зарекомендовавшими себя как надежные поставщики качественных услуг. Как правило, их услуги находятся в среднем ценовом диапазоне. Чтобы сэкономить можно, например, заказать фотографа только на часы, когда будет происходить самое важное действо вашего праздника, а автобусы заказать у перевозчика, который организует Вашей компании служебную развозку, как постоянному клиенту вам сделают приличную скидку. Также можно поступить и с организацией питания, и в ряде других вопросов, вовсе не обязательно справляться собственными силами компании и привлекать для этого своих сотрудников.

2.jpgЧто касается основных услуг таких, как тренинги командообразования и тематические банкетные программы, то их выгоднее заказывать, как говорят, «у производителя». У посредников цены ожидаемо будут выше. Опять-таки с непосредственным организатором, который как никто другой ориентируется в деталях своего продукта, можно обсудить нюансы, найти дополнительные способы оптимизировать бюджет. Организатор понимает без какого аниматора или интерактивной площадки программа не потеряет своего смысла, и что можно поменять/доработать, чтобы концепция мероприятия решала все поставленные Вами задачи. «Испорченный телефон» Вам ни к чему.

И конечно, начинать подготовку к проведению корпоративного мероприятия лучше заблаговременно, у компании организатора должно быть время сделать Вам адресное предложение, а у вас - его оценить и в случае необходимости вернуть на доработку. Временной запас позволит Вам оценить предложения нескольких таких организаторов и коллегиально выбрать оптимальный для компании вариант по наполнению и цене.

Компания EVENTCOMP всегда стремится сделать Вам адресное предложение, опираясь на свой огромный опыт и отталкиваясь от поставленных Вами задач.

Возврат к списку